Guide du bénéficiaire

CanExport PME remboursera les dépenses admissibles en dollars canadiens. Si les dépenses du projet sont dans une autre devise, veuillez conserver une preuve du taux de change en vigueur au moment de la transaction.

Les bénéficiaires de financement sont tenus de conserver des registres financiers adéquats et séparer les coûts liés à leur projet CanExport de leurs coûts de fonctionnement réguliers afin d'assurer la traçabilité des dépenses de CanExport.

Les reçus, les preuves de paiement et les preuves de voyage doivent être conservés pendant 5 ans après la fin du projet en cas d'audit.

Les bénéficiaires d'une contribution doivent soumettre une demande de remboursement des dépenses admissibles sur le portail en ligne. Chaque demande de remboursement requiert également un rapport d'état d'avancement. Le traitement des demandes de remboursement et le paiement peuvent prendre jusqu'à 30 jours ouvrables.

On recommande fortement aux bénéficiaires de soumettre une demande de remboursement tous les 3 mois pendant toute la durée de leur projet. La dernière demande et le rapport final doivent être soumis dans les 7 jours suivant la date de fin du projet, sous forme électronique sur le portail en ligne. Le signataire autorisé est chargé de désigner les personnes contacts responsables de la production des rapports ainsi que leurs accès au portal en ligne.

Lorsque le PARI CNRC reçoit une copie signée de l'accord de financement, le paiement est émis au bénéficiaire de la subvention. Les bénéficiaires d'une subvention n'ont pas à soumettre de demandes de remboursement.

Pour les projets qui s'étendent sur plus d'un exercice financier du gouvernement fédéral, le paiement est versé selon la répartition par exercice financier prévue dans l'accord.

Si l'entreprise ne compte pas utiliser les fonds comme prévu, elle doit en informer immédiatement le programme en écrivant à canexportsmes@international.gc.ca, et mettre en Cc. le PARI CNRC (nrc.canexport.cnrc@nrc-cnrc.gc.ca).

Les bénéficiaires de financement sous forme de contribution peuvent demander une modification formelle aux modalités de leur accord de financement. Une seule modification par projet est autorisée.

Les modifications ne seront possibles que dans certaines circonstances exceptionnelles, à condition qu'elles soient accompagnées d'une justification solide. Les conditions suivantes doivent être satisfaites avant de faire une demander de modification :

• le bénéficiaire a signé l'accord de contribution;
• au moins une demande de remboursement a été soumise et approuvée;
• la demande est faite à l'avance et au moins 3 semaines avant la fin du projet;
• l'activité n'a pas déjà eu lieu;
• le projet n'a pas été modifié précédemment.

Nous ne pouvons pas modifier les accords de subvention ou les accords de contribution expirés. Dans des cas exceptionnels, les accords de subvention peuvent être modifiés pour prolonger la date de fin de projet uniquement.

Les accords de contribution sont souvent modifiés pour :

• ajouter une destination de voyage;
• ajouter une catégorie d'activités;
• modifier les dates des activités ou prolonger la durée d'un projet;
• demander des fonds supplémentaires (sur une base exceptionnelle).

Avant que des modifications puissent être apportées à votre projet, l'approbation de votre demande de modification est requise. CanExport PME se réserve le droit d'approuver ou de refuser les demandes de modification.

Pour demander une modification, veuillez envoyer un courriel à canexportsmes@international.gc.ca, et mettre en Cc. le PARI CNRC (nrc.canexport.cnrc@nrc-cnrc.gc.ca).

Une modification est nécessaire pour ajouter une destination qui soutient les activités prévues dans le ou les marchés cibles approuvés. Vous devez soumettre la demande avant le voyage. Les voyages vers de nouvelles destinations ne seront pas approuvés rétroactivement.

Une modification est nécessaire pour ajouter une catégorie d'activités à votre projet.

Les fonds sont accordés selon l'exercice financier du gouvernement fédéral, qui s'étend du 1er avril au 31 mars de l'année suivante. Il n'est pas possible de prolonger les activités ou de reporter la date de fin de projet à un nouvel exercice financier.

Vous pouvez modifier la date d'une activité approuvée, à condition qu'elle ait lieu pendant la durée du projet.

Le prolongement de la date de fin d'un projet pourra être approuvé dans des circonstances exceptionnelles. La nouvelle date d'achèvement doit cependant s'inscrire dans l'exercice financier approuvé dans l'accord de financement.

Les modifications visant à demander des fonds supplémentaires seront possibles uniquement dans des circonstances exceptionnelles, à condition qu'elles soient accompagnées d'une justification solide. CanExport PME évaluera l'état d'avancement de votre projet. Les demandes de fonds supplémentaires provenant d'entreprises n'ayant présenté aucune demande de remboursement seront automatiquement refusées.

Ajout d'un marché cible : L'expansion vers un marché cible non prévu dans votre projet approuvé constitue un changement majeur par rapport à l'accord initial. Ainsi, une telle modification n'est pas admissible. Pour cibler un nouveau marché, vous devrez clore votre projet en cours et soumettre une nouvelle demande aux fins d'examen.

Retrait d'un marché cible approuvé : Aucune modification n'est requise si vous ne menez pas des activités dans l'ensemble des marchés cibles approuvés pour votre projet. Vous pouvez réaffecter des fonds d'un marché cible donné à d'autres marchés approuvés à condition de respecter le montant total accordé par exercice.

Retrait d'une catégorie d'activités approuvée : Aucune modification n'est requise si vous ne menez pas des activités dans toutes les catégories approuvées pour votre projet. Vous pouvez réaffecter des fonds d'une catégorie d'activités à d'autres catégories approuvées à condition de respecter le montant total accordé par exercice.

Veuillez nous informer de toute situation qui pourrait avoir une incidence sur votre projet, comme des changements importants à votre entreprise ou à ses activités commerciales, en particulier s'ils nuisent à votre capacité de mener à bien

Vous devez également nous informer si vous constatez un manquement aux modalités de l'accord de financement, ou si des modifications sont apportées aux renseignements qui nous permettent d'identifier votre entreprise, par exemple :

• nom;
• adresse;
• représentants désignés;
• coordonnées bancaires.

Vous pouvez avoir un seul projet CanExport PME actif à la fois. Les demandeurs peuvent clore leur projet en présentant un rapport final et les dernières demandes de remboursement sur le portail en ligne. Le délai de traitement des réclamations finales est d'environ 30 jours ouvrables. Après la fermeture officielle du projet par le PARI CNRC, vous pouvez présenter un nouveau projet au programme CanExport PME.

Les bénéficiaires d'une subvention dont le projet s'étend sur plus d'un exercice financier gouvernemental doivent remplir un rapport d'étape avant le 31 mars de l'année financière en cours pour recevoir un paiement pour l'exercice financier suivant. Le rapport d'étape doit contenir des détails sur l'avancement de votre projet.

Tous les bénéficiaires doivent soumettre un rapport final au plus tard 20 jours après la date d'achèvement du projet. Les bénéficiaires d'une contribution doivent joindre une dernière demande de remboursement à leur rapport final.

Le rapport final doit présenter en détail :

• les activités réalisées;
• les résultats du projet par rapport aux résultats escomptés;
• les succès sur les marchés cibles;
• les succès en dehors des marchés cibles;
• les défis rencontrés;
• les leçons apprises.

Si vous ne respectez pas les conditions de l'accord de financement, le bénéficiaire pourrait être exigé de rembourser l'aide financière accordé dans le cadre de son projet.

Nous demandons aux bénéficiaires de remplir un questionnaire d'une page une fois par année pendant les trois ans suivant la fin de la phase du projet. Ce rapport nous aide à comprendre comment votre entreprise a tiré profit de sa participation au programme CanExport PME :

• le nombre d'emplois créés;
• le total des revenus générés;
• les nouveaux marchés vers lesquels votre entreprise exporte.

Ces renseignements sont recueillis à des fins statistiques uniquement. Ils ne sont pas pris en compte dans l'évaluation des futures demandes à CanExport PME.

Les bénéficiaires peuvent faire l'objet d'un audit. Si votre entreprise est sélectionnée pour un audit, nous vous en informerons à l'avance. Les audits sont conduits par des cabinets de professionnels pour le compte d'AMC et le PARI CNRC. Vous devez tenir un registre de vos activités ainsi que les reçus de toutes les dépenses liées à votre projet approuvé pendant cinq (5) ans. Si un audit révèle un trop-payé, celui-ci devra être remboursé.

À l'occasion, un délégué commercial d'Affaires mondiales Canada (AMC) peut visiter les entreprises sur leur lieu d'affaires ou au site où se déroulent le projet et les activités approuvés.

L'évaluation du rendement des programmes est un élément clé de la stratégie du gouvernement fédéral en matière de gestion des résultats. Les bénéficiaires du programme CanExport PME peuvent être invités à fournir des renseignements à un évaluateur sur la rentabilité de leur projet ou à répondre à un questionnaire pour appuyer l'évaluation du programme.

Si vous avez d'autres questions concernant le programme, veuillez nous envoyer un courriel à canexportsmes@international.gc.ca.

Veuillez communiquer avec le PARI CNRC (nrc.canexport.cnrc@nrc-cnrc.gc.ca) si vous avez des questions au sujet de ce qui suit :

• votre accord de financement;
• la production de rapports;
• les demandes de remboursement.

Si vous éprouvez des difficultés avec notre système de demande en ligne ou des problèmes techniques liés à votre compte, veuillez envoyer un courriel à nrc.canexport-help-aide-canexport.cnrc@nrc-cnrc.gc.ca.